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Colaboraciones

Preparar un dossier de prensa

 

El dossier de prensa es el documento que sirve para presentar tu empresa o producto a los medios que escriben sobre tu sector. Elaborarlo no resulta muy complicado, sólo tienes que seguir la estructura y los consejos que te explicamos en este artículo.

¿Qué es?
El dossier de prensa es un documento que resume, en lenguaje periodístico, la información más importante sobre tu empresa: historia, productos, servicios, instalaciones, personal, etc. Por lo tanto debe contener principalmente hechos, datos, cifras, etc. Es decir, información objetiva que el periodista pueda usar para escribir un artículo en el que se hable de tu empresa.

Ten en cuenta que un dossier de prensa no es un folleto, catálogo o anuncio de tu empresa. Por lo tanto, el contenido debe ser informativo, no promocional, aunque debes procurar presentarlo de forma que transmita una imagen adecuada sobre tu negocio y los productos.

¿Para qué sirve?
Los destinatarios principales del dossier de prensa son los periodistas, que con este documento obtienen la información necesaria para escribir un artículo sobre tu empresa o ampliar la información de una nota de prensa. También lo suelen usar para decidir si van a asistir a la convocatoria de una empresa que no conocen o si visitarán tu stand en una feria.

Por lo tanto, cuélgalo en tu web para que puedan descargarlo, envíalo a cualquier medio que te pida información sobre el negocio y repártelo en las ferias y los actos de tu empresa a los que acudan periodistas (ruedas de prensa, presentaciones, etc.) Así mismo, este documento también puede servirte como presentación rápida para entregar a posibles inversores o socios.

¿Qué contiene?
Básicamente los apartados de un dossier de prensa estándar son:

-Presentación de la empresa: un breve perfil corporativo (máximo una página) en el que expliques quién eres, qué haces, a qué tipo de clientes te diriges, etc. de forma resumida.

-Historia: sintetiza la evolución de la empresa, siempre desde el pasado al futuro y eligiendo los hitos más positivos. Puedes escribirlo como un texto o bien presentarlo en forma de cronología.

-Mercado: ofrece algunas pinceladas sobre el tamaño y la evolución del mercado que permitan a los lectores situar a tu empresa dentro de este contexto. Tampoco es necesario que des muchas cifras, más vale que sean pocas pero bien seleccionadas y realmente significativas.

-Instalaciones: explica dónde está la empresa y las características de sus instalaciones (metros cuadrados, equipamiento, etc.). Es conveniente que pongas fotos para ilustrar este apartado.

-Productos y servicios: describe brevemente las principales líneas de negocio de tu empresa. No se trata de dar todos los detalles, sólo una rápida pincelada. Para más información, puedes sugerir al periodista que consulte los folletos o catálogos de cada producto o servicio.

-Clientes y socios: si puedes, incluye un listado o los logotipos de tus principales clientes, socios de negocio y proveedores. Esto da una idea de mayor solidez de tu empresa y permite asociar tu marca con otras más conocidas en el mercado, además de acreditar tus éxitos.

-Recursos humanos: incluye un organigrama funcional y una breve descripción de los principales departamentos para dar una idea de la estructura de la empresa. También puedes añadir una reseña de los principales directivos de la empresa, pero sin alargarte demasiado.

-Datos de contacto: no olvides mencionar al final de tu dossier de prensa con quién deben contactar los periodistas para ampliar la información, indicando el teléfono, e-mail, web, etc. Asegúrate de que los periodistas que contacten sean atendidos con rapidez por la persona adecuada.

¿Cómo elaborarlo?
El formato clásico de un dossier de prensa es un documento de texto con un diseño sencillo. Es recomendable que incluyas el logotipo de tu empresa e imágenes de los productos, pero no te excedas con el peso porque debe ser fácil de descargar de la web y enviar por e-mail.

Así mismo, ten en cuenta que los periodistas necesitarán copiar y pegar el texto del dossier, de modo que es mejor distribuirlo en un formato que no esté bloqueado. También debe ser breve: con 8 ó 10 páginas generalmente resulta más que suficiente. De modo que no añadas más información de la indicada si no es imprescindible. Ten en cuenta que los periodistas no suelen hablar de los “valores” o la “filosofía” de una empresa: ¡prefieren datos y cifras concretas!

Puedes descargar una práctica plantilla para elaborar tu dossier de prensa aquí.

Roger Garcia
Redactor freelance especializado en marketing y comunicación
www.redactorfreelance.es


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