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Optimiza tu correspondencia

 


Cualquier empresa genera un volumen considerable de correspondencia al cabo del año, ya sean cartas, e-mails o comunicados. ¿Te has parado a pensar en la cantidad de tiempo y esfuerzos duplicados que requiere? Toma nota de algunas ideas para reducirlos.

Filtra tu correspondencia
Al llegar a la oficina lo primero que tienes que haces es clasificar la correspondencia del día. Selecciona las cartas y mensajes que te parezcan urgentes e importantes para leerlos a continuación, deja en espera los comunicados importantes pero no urgentes y aparta el resto para cuando tengas tiempo libre (o tíralos si consideras que no vale la pena revisarlos).

Reduce el volumen de envíos
Al cabo del año, invertimos un tiempo considerable en la clasificación de la correspondencia. Para evitarlo, intenta recibir el mínimo de envíos superfluos que sea posible: date de baja de las bases de datos que no te interesen, configura los filtros de spam de tu e-mail y redirige los envíos que no te conciernan a los departamentos o personas apropiados de la empresa.

Separa trabajo y ocio
En general, es mejor que uses la dirección de tu casa o un e-mail personal para los envíos de asuntos no relacionados con el trabajo (familiares, amigos, publicidad de tus aficiones, etc.) De esta forma evitarás que la correspondencia personal te distraiga del trabajo y no tendrás conflictos con tus responsables o compañeros por atender asuntos propios en horario laboral.

Imprime lo mínimo posible
Abandona la costumbre de imprimir los e-mails para leerlos. Además de perder tiempo y dinero, estarás alargando el proceso necesario para responderlos. Es mejor que leas los mensajes directamente en pantalla y los contestes al momento. Así mismo, asegúrate de reciclar el papel que hayas usado imprimiendo a doble cara y depositándolo en el contenedor adecuado.

Evita las bandejas
Las típicas bandejas de sobremesa sólo sirven para que la correspondencia se acumule hasta rebosar, mientras cada vez te da más pereza ponerte a revisar todo ese montón de papeles. Elimina las bandejas y acostúmbrate a resolver la correspondencia en el mismo día. En tu e-mail, crea carpetas para clasificar los mensajes y despejar cada día la bandeja de entrada.

Digitaliza la información
Pide a tus contactos, clientes y proveedores que utilicen el e-mail en lugar de los envíos postales. Explícales que de esta forma ahorrarán dinero y podrás atenderles con más eficacia. En los casos que no se puedan evitar, opta por escanear el documento que hayas recibido y conservar sólo la copia digital, para no perder tiempo archivando y luego buscando papeles.

Crea envíos combinados
Cuando tengas que enviar muchas cartas o mensajes similares a distintos clientes, usa las funciones para combinar correspondencia que incluyen Microsoft Word y la mayoría de los procesadores de texto. Su funcionamiento se aprende en minutos y, una vez las domines, descubrirás que te ahorran una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo al preparar tus envíos.

Imprime sobres y etiquetas
De la misma forma, aprende a generar etiquetas y sobres con la impresora en lugar de poner las direcciones a mano o con una máquina de escribir. Las etiquetas son caras y laboriosas, de modo que es más recomendable utilizar una impresora que pueda imprimir las direcciones directamente encima de los sobres (la mayoría de los equipos de oficina actuales lo permite).

Estandariza la papelería
Usa un surtido restringido de hojas y sobres de tamaños estándar. De esta manera obtendrás varios beneficios: podrás realizar compras de mayor volumen para conseguir precios mejores, ahorrarás tiempo configurando la impresora y las etiquetas, evitarás la sorpresa que supone que tu documento no quepa en el sobre y darás una imagen más profesional de tu empresa.

Usa modelos y plantillas
Crea modelos y plantillas para los comunicados más frecuentes: cartas a clientes, ofertas, envíos de presupuestos, respuestas a reclamaciones, comunicados internos, invitaciones, felicitaciones, etc. Puedes guardar los que vayas creando o adaptar plantillas existentes. De esta forma elaborarás tus escritos más rápido y evitarás repetir trabajo que ya tenías hecho.

Encontrarás una gran variedad de modelos y plantillas para tus cartas y e-mails aquí.


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