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Escribir un manual de instrucciones

 

Los manuales de instrucciones son documentos necesarios en cualquier empresa, ya sean dirigidos a los clientes o a tus empleados. Si tienes que escribir un manual de instrucciones y no sabes por dónde empezar, tranquilo: te lo explicamos paso por paso.

El primer paso para escribir un manual de instrucciones es dominar el producto o proceso que vas a describir. Así que, antes de hacer nada, documéntate o practica hasta que lo tengas claro, o será imposible que el manual resulte fiable. A continuación, piensa un momento en el público al que irá dirigido el manual: ¿son principiantes o expertos? ¿Usarán el manual en solitario o contarán con la asistencia de alguien? ¿Qué nivel de lenguaje comprenden? Ante la duda, asume que el lector tendrá un nivel de conocimientos básico y no des nada por supuesto.

Empezar por el principio
Una vez definidos estos aspectos, elige un método para escribir el manual que te resulte práctico y te permita hacer modificaciones fácilmente, por ejemplo un procesador de textos o un bloc de notas. Procura usar un estilo sencillo, claro y directo que no dé posibilidad a confusiones.

Inicia siempre el manual por lo más elemental: anuncia qué vas a explicar y señala los materiales necesarios para hacer lo que vas a describir a continuación. A continuación, explica paso por paso lo que tiene que hacer el usuario, en un orden lógico y sin saltarte nada. Aunque domines el proceso, es conveniente que vayas realizando cada paso a medida que escribes las instrucciones, así seguro que no te olvidarás nada. Si no es posible tomar notas mientras lo haces, graba las instrucciones y luego transcríbelas. Así mismo, ten en cuenta que algo que resulta obvio para ti puede no serlo para el usuario, de modo que intenta no omitir nada.

Elementos de apoyo
Divide cada proceso en una serie de pasos lógicos y numéralos adecuadamente. Esto facilita la lectura y permite que el usuario asimile la información más fácilmente. También resulta muy conveniente que, además de la explicación, insertes diagramas que ilustren todo el proceso o los aspectos más delicados. Otro elemento que facilita la comprensión de las instrucciones son los ejemplos, que ayudan a pasar de la teoría a la práctica e identificarse con lo expuesto.

Si el tema y los recursos disponibles lo permiten, te recomendamos incluir fotografías o ilustraciones en cada paso, o al menos en los más importantes. A menudo, por buena que sea la explicación, se entiende mucho más rápido cuando se ve en una imagen. Por supuesto, las ilustraciones deben estar relacionadas con el texto para no despistar al usuario.

Si el documento contiene mucha terminología técnica, en lugar de explicar cada concepto en las instrucciones, mejor añade un glosario al principio o al final del documento. Si es necesario, también puedes citar otros documentos donde realizar consultas.

Comprobar el manual
La redacción del manual es sólo la primera parte del trabajo. Ahora tienes que verificar si está correcto. Para ello, lo mejor es que vuelvas a repetir el proceso siguiendo sólo tus propias instrucciones paso por paso. También puedes pedirle a otra persona que lo haga e ir tomando nota de los errores. Esto te permitirá detectar las posible carencias y perfeccionar tu manual.

Una vez hayas completado el manual con esta información, revisa el texto para asegurarte de que no contiene faltas ni errores y dale una presentación atractiva y adecuada para el contexto en que se usará. Procura usar una letra grande, fácil de leer a distancia, así como elementos gráficos que ordenen los elementos y espacios en blanco que faciliten la lectura.

En cuanto al formato, intenta que el documento no sea muy pequeño o hazlo desplegable para poder leerlo cómodamente. Conviene dividir el manual en capítulos y secciones para que el usuario pueda localizar fácilmente un paso concreto, así como añadir un índice al principio que sirva de guía. Indica asimismo la fecha de la última actualización del documento. Finalmente, no olvides añadir un espacio para notas al final del manual, donde los usuarios puedan realizar sus propias observaciones o comentarios.

Roger Garcia
Redactor freelance especializado en marketing y tecnología
www.redactorfreelance.es


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