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Cómo hacer una auditoría de ventas

 


¿Sientes que las ventas de tu negocio no van como deberían? ¿Quieres averiguar en qué aspectos es necesario mejorar? La solución es hacer una auditoría de ventas que te ofrezca una radiografía de tu departamento comercial. Te explicamos cómo paso a paso.

Es posible que tu empresa no esté consiguiendo los resultados comerciales esperados, a pesar de aplicar una estrategia cuidadosamente diseñada. En ese caso, antes que empezar a tomar decisiones "a ciegas" o probar medidas agresivas “a la desesperada”, lo más recomendable es realizar una auditoría de ventas que te permita detectar las deficiencias existentes y concretar las medidas necesarias para subsanarlas. Tampoco es preciso que esperes a que las cosas vayan mal para hacer una auditoría, lo recomendable sería realizar al menos una cada año.

La auditoría de ventas la puedes gestionar internamente o bien contratar a expertos externos para que la lleven a cabo. Esta última opción es la más recomendable si quieres asegurar la máxima objetividad del análisis. Sea cual sea la opción que elijas, el proceso es muy similar.

Pasos de la auditoría
En primer lugar, debes realizar una recogida de información que puede incluir listados de ventas por cliente o producto, presupuestos de ventas, previsiones de ventas, estructura y organigrama del equipo comercial, descripción del puesto de trabajo de cada empleado del área de ventas, formularios, argumentarios, etc. La idea es obtener una visión global de cómo está trabajando el departamento comercial, por lo que debe ser lo más exhaustiva posible.

A continuación, conviene que hagas también un análisis del mercado con dos enfoques: conocer la situación real del sector (tendencia, competidores, etc.) y comprobar la posición competitiva de tu empresa dentro del mismo (cuota de mercado, percepción de los clientes, etc.). Esta fase de la investigación puede ser más larga y costosa que la anterior, pero vale la pena hacerla bien porque la información obtenida te será muy provechosa para el negocio. Encontrarás algunas plantillas y modelos para realizar estudios de mercado aquí.

El tercer paso es una investigación sobre el terreno para conocer la realidad de la actividad comercial de tu empresa (no siempre es la que reflejan los papeles). Para ello, mantén entrevistas individuales con los miembros del equipo de ventas y acompáñales en sus tareas para observar cómo hacen su trabajo. También resulta conveniente que entrevistes a algunos clientes representativos e incluso realices algún ejercicio de "comprador misterioso".

Llegados a este punto, puedes dar por terminada la recogida de datos y empezar el análisis de la información. Para no prolongarlo excesivamente, es recomendable que te centres en identificar cinco puntos fuertes y cinco puntos débiles de la actividad comercial de tu empresa, así como cinco oportunidades y cinco amenazas que se ciernen sobre tu negocio y es necesario afrontar. Las conclusiones de este análisis deberías poder reflejarlas en una sola hoja.

Ahora que ya tienes identificados los puntos clave, el quinto paso de la auditoría de ventas consiste en proponer soluciones. Para ello, puedes exponer las conclusiones de tu análisis al equipo de ventas y a continuación realizar una tormenta de ideas, recogida de sugerencias, debates, etc. para añadir sus aportaciones a las tuyas propias. Luego votad y seleccionad las mejores propuestas hasta llegar a un consenso sobre las que se deberían poner en marcha.

El penúltimo paso es elaborar un plan de acción para aplicar estas medidas, fijando objetivos y plazos específicos, asignando responsabilidades y comprometiendo a todo el equipo en su implantación. El plan debe plasmarse por escrito e incluir hitos intermedios para avanzar hacia cada objetivo.

Por último, al final del primer periodo tras la auditoría de ventas, deberás hacer un seguimiento de los resultados alcanzados para valorar las mejoras logradas y los aspectos en los que es necesario volver a incidir para alcanzar los objetivos que te habías establecido.


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