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Cómo hacer un cuadro de mando

 

CLAVES PARA DISEÑAR UN CUADRO DE MANDO EFICAZ

Ten claro qué es un cuadro de mando
Un cuadro de mando es un documento o aplicación que presenta una serie de indicadores mediante los cuales puedes obtener información resumida y práctica sobre el estado de tu negocio. Por lo tanto, tiene un carácter dinámico, de modo que no se trata de un informe o de un listado de datos que sólo ofrecen una visión puntual de la situación de tu empresa.

Elige el cuadro de mando adecuado
Debes seleccionar el tipo de cuadro de mando que se ajusta mejor a tus necesidades. El más conocido es el cuadro de mando financiero, pero en función de la actividad que realices te puede resultar más útil un cuadro de mando comercial o específicamente de ventas, un cuadro de mando de marketing o un cuadro de mando integral que te ofrezca una visión de carácter global sobre tu empresa.

Adáptalo a tus necesidades
Lo ideal es que trabajes con un cuadro de mando desarrollado a medida, por ejemplo a partir de una hoja de cálculo como Excel. También puedes personalizar un cuadro de mando ya existente, pero es importante que te permita mostrar sólo la información que necesitas en cada momento. Haz que la herramienta se adapte a ti, no que tú tengas que adaptarte a ella.

Selecciona indicadores útiles
El tipo de datos que mostrará tu cuadro de mando dependerá de tu rol o de los aspectos que necesitas controlar. Por ejemplo, puedes seleccionar indicadores financieros que te informen sobre el estado de las cuentas, indicadores de clientes que muestren el estado de la cartera y de las ventas, indicadores de procesos sobre la eficiencia de tu organización, etc.

Presenta la información visualmente
El cuadro de mando es una herramienta de uso cotidiano, por lo tanto debes poder interpretarlo con un solo vistazo. Para ello, convierte los datos en indicadores claros como porcentajes o escalas, añade gráficos que muestren las tendencias y procura que no haya demasiada información en una misma pantalla, para que examinarlo no resulte excesivamente farragoso.

Organiza correctamente los datos
La información relacionada debe estar próxima entre sí, los datos importantes tienen que destacar con colores o tamaños más grandes, y lo más relevante debe aparecer donde se mira primero, generalmente la parte superior derecha de la pantalla. También es importante que puedas seleccionar el nivel de detalle de la información mediante desplegables o enlaces.

Procura que sea lo bastante flexible
El cuadro de mando debe evolucionar con tu negocio y tus responsabilidades. Elige herramientas y formatos flexibles que te permitan incorporar modificaciones sin necesidad de volver a empezar desde cero. El cuadro de mando también ha de poder visualizarse correctamente en cualquier ordenador, dispositivo móvil, presentaciones con proyector, etc.

Asegúrate de que sea fácil de actualizar
Alimenta periódicamente el cuadro de mando con nuevos datos, mejor si es en tiempo real. Para ello, lo ideal es que puedas vincularlo con otras hojas de cálculo o aplicaciones de forma que vuelque los datos automáticamente. Si no es así, al menos asegúrate de que el proceso para introducir los datos sea rápido y sencillo, por ejemplo mediante una tabla o formulario.

Compara datos históricos
Además de la información actualizada, el cuadro de mando debe permitirte la posibilidad de comparar datos o series históricas para detectar las tendencias y la evolución de los diferentes indicadores. Esto te facilitará extraer conclusiones rápidamente respecto a si las acciones que estás realizando son adecuadas para alcanzar los objetivos que has fijado para tu negocio.

Revísalo de forma diaria
Además de disponer de un buen cuadro de mando, debes utilizarlo. Para ello, resérvate un rato cada día, preferiblemente a primera hora, para revisar la información que contiene, actualizarla, extraer conclusiones e informes, etc. En definitiva, convierte el cuadro de mando en una herramienta de gestión fundamental y pronto empezarás a percibir los beneficios que ofrece.

Aquí puedes ver modelos diferentes de Cuadro de Mando elaborados en Excel.


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