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El arte de redactar actas

 

Las actas son una herramienta muy valiosa para los equipos de trabajo, ya que consiguen que las reuniones sean más productivas y las personas se esfuercen por lograr lo que prometen. Sin embargo, la mayoría de las veces acaban siendo un puro trámite que nadie quiere hacer… ¡Sorprende a tu equipo redactando actas profesionales, completas y efectivas!

¿Por qué son importantes las actas?
Las actas dejan constancia de las decisiones y comprometen a los asistentes. Además, tienen validez legal en las reuniones de los órganos de administración.

¿Cuándo hay que hacerlas?
Lo ideal es generar una acta de cada reunión en la que se tomen decisiones importantes, y distribuirla máximo 48h después del encuentro.

¿Quién debe escribirlas?
En reuniones formales, se encarga el secretario; si no, hay que designar a una persona que sepa desde el principio que tendrá que hacer la acta.

¿Cómo redactarlas?
Habitualmente, se toman notas a mano y luego se transcriben al ordenador. Si puedes, hazlo con un portátil y luego corrige los apuntes, es mucho más rápido.

En reuniones importantes, puedes grabar la sesión (si todos están de acuerdo).

¿Qué estructura tienen?
Una acta ideal contiene los siguientes elementos:

1. Encabezamiento: fecha y hora de la reunión, empresa, lugar, título.
2. Asistencia: lista de asistentes y de los ausentes que fueron convocados.
3. Orden del día: agenda o puntos a tratar en la reunión.
4. Desarrollo: un resumen de las etapas de la reunión, las intervenciones más destacadas, documentos presentados, votaciones, etc.
5. Conclusiones: acuerdos o acciones aprobadas.
6. Cierre: dejar constancia de cuándo y cómo acabó la sesión.
7. Pie: firma del autor y visto bueno del responsable de la reunión. También puedes hacer firmar a todos los asistentes para refrendar los acuerdos.

A tener en cuenta
-Es mejor usar un lenguaje formal, pero simple, que pesadas fórmulas retóricas.
-Una acta es un resumen, no hace falta reflejar todo lo que sucede en la reunión.
-La redacción de la acta no puede interferir con el desarrollo de la reunión.

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