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La nota de confirmación
Evita los malos entendidos con los clientes
 

¿Harto de tener malentendidos con los demás? Te presentamos una técnica simple y eficaz para validar los acuerdos verbales con un cliente, compañero o socio. Se trata de redactar una pequeña acta o nota de confirmación, o un simple email, que la otra parte deberá aprobar.

Seguro que a veces te habrás encontrado con la siguiente situación: llegas a un acuerdo verbal en una reunión o conversación telefónica con un cliente, compañero o socio de negocio; pero a la hora de la verdad esta persona se vuelve atrás y niega hacer aceptado dicho compromiso.

Cuando suceden estas cosas se trata de tu palabra contra la de otro, por lo que puedes salir perdiendo. Tampoco es cuestión de grabar todas las conversaciones ni siempre podrás contar con un testigo, de modo que te recomendamos acostumbrarte a usar notas de confirmación.

¿Qué son? Se trata de pequeñas cartas o e-mails en los que se resumen los acuerdos alcanzados en una conversación y se pide la aceptación de la otra parte. En este sentido, se parecen mucho al acta de una reunión, pero con un formato y contenido más informales.

La estructura suele ser:

-Saludo: como en una carta (“Apreciado…” Es importante indicar el nombre de la persona).
-Introducción: resume los antecedentes (“respecto a nuestra conversación del lunes…”)
-Acuerdos: enumera y especifica las principales condiciones o puntos que pactasteis.
-Confirmación: pide al otro que valide el resumen de lo que hablasteis y acordasteis.
-Acción: solicita una respuesta por escrito a tu mensaje indicando su aceptación.
-Despedida: también al igual que en una carta o e-mail, con cordialidad y agradecimiento.

No te extiendas demasiado, con una página suele bastar. No se trata de transcribir todo lo que habéis dicho, sino de poner por escrito los puntos que pueden ser más polémicos. De esta forma ambos lo tendréis documentado, te asegurarás de que no haya malentendidos y darás una imagen muy profesional ante los demás, con un esfuerzo mínimo. Por cierto: ¡ten en cuenta que las notas de confirmación también son ideales para personas con mala memoria!


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