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Mitos sobre las reuniones
Evita que las reuniones sean víctimas de sus mitos
 

No hay duda de que las reuniones son importantes para el correcto funcionamiento de cualquier empresa. Sin embargo, existen una serie de mitos sobre estos encuentros que conviene que tengas muy presentes para evitar que se conviertan en un lastre.

Las reuniones son imprescindibles
Falso. El 90% de las reuniones serían innecesarias si aplicaras mejores procedimientos de delegación, reparto de tareas y coordinación. En muchos casos, la necesidad de convocar una reunión revela simplemente la incapacidad para organizar el trabajo con una mayor eficacia.

Las reuniones mejoran la comunicación
Cierto… a medias. Es verdad que estar físicamente en un mismo sitio facilita el intercambio de información y de pareceres. Pero esto también lo puedes conseguir mediante encuentros cara a cara, charlas telefónicas, videoconferencias, herramientas de mensajería instantánea, etc.

Debe invitarse a todos a las reuniones
Si sumas el coste de las horas de trabajo que cada asistente invierte en la reunión, te harás una idea de su elevadísimo coste. Por lo tanto, procura convocar sólo a aquellos empleados cuya presencia resulte imprescindible. Se trata de encuentros de trabajo, no de actos sociales.

Todos deben hablar en la reunión
La dinámica de la reunión dependerá de tus objetivos. Por ejemplo, si se trata de informar de alguna novedad, lo lógico es que hable quien la anuncia y los demás escuchen; en cambio, si el propósito es celebrar una tormenta de ideas, entonces procura que todos puedas participar.

Las reuniones fluyen solas
Falso. Encerrar a un grupo de personas en una sala y proponerles un desafío no es garantía de que vayan a conseguir nada. Es imprescindible que realices un buen trabajo de preparación, dinamización y conducción del encuentro para que se alcancen unos resultados satisfactorios

La reunión es responsabilidad de quien la convoca
Quien convoca una reunión asume la tarea de invitar a los asistentes y garantizar las condiciones para su celebración. Pero pueden ser otras personas quienes lleven la voz cantante o acepten el compromiso de realizar las acciones que se acuerden en ella.


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