Todas las empresas que deseen tener presencia en los medios deben contar con un portavoz que transmita los mensajes y la imagen pública de la compañía. Te proponemos un “media training” básico para preparar a tus directivos frente a entrevistas, tertulias, actos públicos y cualquier situación en la que sea necesario “dar la cara” por tu empresa.

¿Qué es?
El media training, o entrenamiento de portavoces, consiste en formar a las personas que hablarán en representación de tu empresa, para que sepan transmitir los mensajes y relacionarse adecuadamente con los medios de comunicación.

¿Para qué sirve?
-Aprender a comunicar los mensajes adecuados para cada medio.
-Saber influir en los periodistas para que publiquen lo que te interesa.
-Evitar decir cosas que pueden perjudicar a la imagen de tu empresa.
-Perfeccionar los argumentarios que se utilizan con los medios.
-Perder el miedo a ser entrevistado o a aparecer en radio y televisión.
-Mostrarse natural en las apariciones ante los medios.
-Familiarizarse con los medios y periodistas del sector.

¿Quién lo imparte?
Generalmente, el media training se contrata a una agencia de comunicación o asesor especializado. También puede organizarlo el departamento de comunicación o el director de marketing, aunque es importante que sea muy sincero y directo, para corregir los defectos que se detecten en los portavoces.

¿A quién va dirigido?
Todas las personas que vayan a hablar en nombre de la empresa deberían recibir un entrenamiento básico.

Si la actividad con los medios de tu empresa es limitada, te bastará con un solo portavoz. Pero si tu negocio tiene una presencia frecuente en la prensa, es recomendable que designes portavoces específicos para cada ámbito:

-Institucional: habla sobre la empresa en general, evolución, objetivos, etc., ante los medios generales como diarios, radios, televisión, etc.

-Producto: se especializa en hablar sobre los productos y servicios de la empresa. Se centra en los medios especializados del sector.

-Financiero: comunica los resultados financieros, previsiones, etc. y es el portavoz con los medios económicos.

¿Cómo organizarlo?
Establece un calendario de formaciones que dedique como mínimo una sesión de dos o tres horas a cada uno de los siguientes aspectos:

-Mensajes: elaborar o perfeccionar el argumentario a utilizar para presentar la empresa a los medios de comunicación. Este "messaging" debe estar por escrito y ser ratificado por los portavoces y la dirección de la empresa.

-Medios: analizar el conjunto de medios y periodistas con los que suele tratar tu empresa. Es recomendable crear fichas sobre cada medio, con datos como periodicidad, difusión, empresa editora, estructura de contenidos, principales redactores, etc. También es aconsejable familiarizarse con la trayectoria y la personalidad de los periodistas más influyentes de tu sector.

-Imagen y expresión: este apartado es similar a un curso para hablar en público. Se trata de aprender a dominar factores como la respiración, la vocalización, la articulación, etc., que influyen en la claridad y convicción con la que se transmiten los mensajes. También hay que tratar los aspectos de vestuario, peinado y complementos que pueden ser problemáticos en medios como la televisión.

-Formatos: es importante conocer con los diferentes formatos y géneros periodísticos, como entrevistas, reportajes, artículos de opinión, etc., y la contribución que se espera de tus portavoces en cada una de estas piezas. También conviene hablar sobre las diferencias entre prensa, radio y televisión.

-Prácticas: todos los conocimientos teóricos deben aplicarse en, al menos, una sesión de prácticas. Generalmente se organiza una dinámica de rol, en la que el formador hace de periodista y entrevista al portavoz. Es imprescindible grabar las prácticas en audio o video, para luego poder analizarlas y corregir los errores.