Las ferias virtuales son encuentros profesionales que se celebran en un espacio digital creado en Internet. Cada vez cobran más sentido como complemento y extensión de las ferias tradicionales, así que han llegado para quedarse. ¿Estás preparado?

¿Qué son?
Las ferias virtuales son una nueva modalidad de eventos profesionales que se celebran en un recinto virtual sólo existente en Internet. A través de un software online, las empresas crean su stand y cargan la información sobre sus novedades. Por su parte, los visitantes se conectan al portal y pueden visitar los stands, descargar folletos, ver demostraciones, hablar con los expositores por chat o videoconferencia, asistir a conferencias y seminarios, etc.

¿Para qué sirven?
Al principio, las ferias virtuales se plantearon como el reemplazo de las ferias presenciales, pero rápidamente se ha visto que este enfoque no funciona. Los encuentros físicos siguen siendo imprescindibles, así que las ferias virtuales se plantean cada vez más como un complemento de estos eventos, especialmente en las etapas de pre-feria y post-feria.

Según este enfoque, la feria virtual arranca antes de que se celebre el evento presencial, para que los visitantes conozcan a los expositores, planifiquen su visita y concierten reuniones. Durante la celebración de la feria, el recinto virtual permite que los profesionales que no pueden asistir (o no han podido verlo todo) conozcan las novedades y contacten con los expositores. Y tras terminar la feria presencial, su versión virtual continúa funcionando para ayudar a acabar de cerrar los contactos realizados en la feria física.

¿Qué sentido tienen?
Sólo en España, se celebran cada año casi 500 ferias y salones profesionales, un 20% más que hace cinco años. Sin embargo, la cantidad de expositores y visitantes se ha estancado o disminuye. Actualmente, a cada feria que se celebra en España acuden unos 250 expositores y 30.000 visitantes, muy por debajo del umbral de rentabilidad de la mayoría de estos eventos.

Por si fuera poco, aparecen nuevos recintos feriales y se amplían y actualizan los existentes. Ante tanta competencia, los organizadores de ferias y salones intentan diferenciarse mediante la incorporación de mejoras que aumenten el valor añadido de sus convocatorias. Y una de las innovaciones que parece que tiene más perspectivas de consolidarse son las ferias virtuales.

Ventajas
Desde el punto de vista del organizador, las ferias virtuales son una herramienta ideal para crecer y ampliar la superficie de exposición, lo cual permite atraer a nuevos expositores a tarifas competitivas. Además, las herramientas online facilitan la realización de las actividades de pre-feria y post-feria, que son el punto débil de la mayoría de los eventos. También generan ingresos adicionales, ya que el espacio virtual ofrece nuevas posibilidades de negocio.

Por su parte, los expositores ven aumentar el valor de su inversión con la feria virtual, al disponer de un stand online que complementa al stand tradicional. Además, todas las visitas quedan registradas electrónicamente y la feria virtual genera tráfico de calidad para su web.

Finalmente, los visitantes también encuentran en la feria virtual una valiosa herramienta para optimizar su asistencia al evento. El acceso a la feria virtual suele ser gratuito, basta con inscribirse en la web y rellenar el perfil. De esta forma pueden visitar la feria sin tener que viajar, hacer contactos y almacenar toda la información recopilada en su área privada.

Desventajas
La tecnología para crear ferias virtuales existe desde hace años, pero la idea no acaba de cuajar. Las ferias tradicionales se resisten a dar el salto y los eventos organizados al margen de éstas tienen poca repercusión. Además, la tecnología no está estandarizada y a veces requiere instalar software específico, lo cual frena a muchos usuarios. Aún así, en España se han organizado pequeños encuentros virtuales con éxito y esta modalidad está en auge.

A tener en cuenta
En cualquier caso, si te planteas acudir o incluso organizar una feria virtual, asegúrate de que se haga un buen trabajo previo de promoción para garantizar una asistencia adecuada que te permita rentabilizar el esfuerzo y la inversión. Pide que te permitan probar el entorno virtual para asegurarte de que se ajusta a tus necesidades y plantéate el evento como una feria tradicional, dándole la importancia que merece. Pronto las ferias virtuales serán un componente más del panorama empresarial, ¡así que conviene que te vayas preparando!