¿Qué es?
Una memoria de actividad es un documento que refleja todas las tareas e iniciativas realizadas por una empresa durante el año o ejercicio anterior. Generalmente se presenta en formato de dossier o libro.

¿Para qué sirve?
La memoria de actividad permite dar a conocer el trabajo realizado por la empresa a los empleados, clientes, proveedores, periodistas, etc. Además, también se usa para defender la gestión realizada ante los inversores y socios del negocio.

¿Qué contiene?
Los contenidos básicos de una memoria de actividad serían:

-Saludo del Presidente
-Principales hitos del año anterior
-Situación y tendencias del mercado
-Presentación de la empresa
-Desarrollo del negocio el año anterior
-Productos y servicios
-Tecnología e I+D+i
-Actividades de marketing
-Recursos Humanos
-Objetivos para el siguiente periodo

También puedes incluir datos financieros, ya sean las cuentas anuales o un resumen de las principales magnitudes. Dependerá de la política de comunicación de la empresa y del público al que se dirija la memoria, en cualquier caso siempre es recomendable facilitar algunos indicadores sobre la evolución del negocio.

¿Quién la elabora?
La memoria de actividad es el documento informativo más importante de la empresa, por lo tanto la iniciativa debe partir de Dirección e implicar a todos los departamentos. Marketing y Finanzas tendrán un papel muy activo, pero todas las áreas deben realizar sus aportaciones al documento.

La realización de una memoria de actividad es una tarea larga y compleja que puede implicar mucho tiempo y esfuerzo. Es recomendable que designes a una persona para gestionarla y/o contrates a un consultor especializado, para evitar sobrecargar de trabajo a tu plantilla y garantizar que se cumplen los plazos.

¿Cómo gestionarla?
1. Define la extensión aproximada y el alcance de la memoria, especialmente si debe contener o no datos financieros.

2. Elabora cuestionarios o esquemas de los contenidos de cada apartado y envíalos a los responsables de cada área, para que preparen la información.

3. Paralelamente, ve avanzando en el diseño del documento y en el presupuesto de impresión de la memoria. Dado que el coste suele ser elevado, vale la pena tomarse un tiempo para comparar diversas opciones.

4. A medida que vayas recibiendo el material, inicia la redacción de cada apartado y envíalo al responsable correspondiente para su revisión y aprobación.

5. Una vez tengas todo el material redactado y aprobado, asegúrate de que no se repiten contenidos y de que el estilo es uniforme.

6. Pasa todo el texto que hayas preparado a Dirección para que lo apruebe, antes de iniciar la maquetación según el diseño que hayas decidido.

7. Una vez maquetada la memoria, repásala varias veces (mejor si la revisan varias personas) para asegurarte de que no contiene ningún error, ni faltan textos.

8. Manda la memoria a imprenta, con tiempo suficiente para poder resolver cualquier imprevisto y no tener que pagar costes adicionales de urgencia.

¿Cuándo presentarla?
Las juntas de accionistas o las convenciones de empresa son los momentos ideales para presentar la memoria de actividad. Puedes entregar ejemplares impresos y colgarla en la página web, para facilitar su difusión y consulta.

También es un buen motivo para convocar un evento o una rueda de prensa.

A tener en cuenta
-Las memorias de actividad son documentos complejos, que además tienden a complicarse. Prevé un mínimo de 3 meses para su elaboración.
-Vale la pena invertir en un diseño y una impresión profesional, ya que se trata del documento informativo más importante que elabora tu empresa cada año.
-Procura que los contenidos sean sintéticos y directos, un documento demasiado extenso se hace aburrido y dispara los costes de maquetación e impresión.
-No sobrecargues a tu plantilla con un proyecto de esta complejidad. Contrata a profesionales externos especializados en gestionar este tipo de documentos.