La tecnología es una de las asignaturas pendientes de las PYMES. Existen tantas novedades y ofertas que resulta fácil perderse. Así que hemos preparado esta pequeña guía para explicarte los equipos y aplicaciones básicas que necesita tu empresa para ser más eficiente. ¡No te la pierdas!

Hardware

El equipamiento informático mínimo para una empresa sería:

-Ordenadores: uno por persona. Es necesario actualizarlos cada 2 ó 3 años para que sean más eficientes y compactos. Plantéate la posibilidad de hacer un renting.

-Servidores: si en tu empresa hay varios ordenadores, es recomendable que instales servidores para almacenar la información y compartirla entre los usuarios.

-Almacenamiento: es imprescindible que hagas copias de seguridad de los archivos. Lo más sencillo es comprar un disco duro externo que se pueda conectar a la red.

-Impresoras: varios fabricantes ofrecen actualmente contratos en los que pagas sólo por las páginas que imprimes, sin tener que comprar los equipos.

-Otros: siempre resulta práctico disponer de un escáner para documentos y tarjetas de visita, así como de un proyector para realizar presentaciones.

Software

El software siempre debe ser original, para poder actualizarlo y evitar problemas.

Los principales programas que usan las empresas son:

-Sistema operativo: viene ya integrado en el ordenador, en la mayoría de casos es el Windows de Microsoft, aunque existen otras opciones como Apple o Linux.

-Ofimática: procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones y otras utilidades. El típico es el Microsoft Office, pero hay más opciones como Open Office.

-Plantillas: son documentos prediseñados que te facilitan hacer informes, cartas, análisis, etc. Las puedes crear o comprarlas en webs como www.plantillasmil.com

-Base de datos: es imprescindible para gestionar los datos de tus clientes, proveedores, empleados, etc. Genérala o compra una que ya esté hecha.

-CRM: son bases de datos avanzadas, que te permiten acceder a toda la información relacionada con un cliente: contacto, historial, pedidos, facturación, etc.

-Contabilidad: actualmente existen muchos programas para llevar las cuentas de las PYMES de una forma profesional. También puedes usar plantillas Excel.

-ERP: son programas avanzados que gestionan de forma integrada todos los aspectos relacionados con la producción, distribución y facturación de la empresa.

Comunicaciones

Las tecnologías de comunicaciones permiten conectar los equipos informáticos de tu empresa entre sí y con redes externas como Internet.

Los elementos más importantes son:

-Red local: es una red interna, muy fácil de crear, que conecta los ordenadores de tu empresa y los periféricos como impresoras, almacenamiento, escáneres, etc.

-Internet: para conectarte a Internet y disponer de e-mail necesitas un sistema de acceso como un ADSL, una conexión de cable o un módem inalámbrico.

-Intranet: es la “Internet” interna de la empresa, un portal al que sólo pueden acceder los empleados para compartir información, acceder a recursos, etc.

-Extranet: es parecida a la intranet, pero pensada para que los proveedores, distribuidores, clientes, etc. puedan entrar pedidos o descargar información.

-Red privada virtual: es una tecnología que permite acceder a los servidores de tu empresa desde cualquier ordenador conectado a Internet, de forma segura.

-Dispositivos móviles: muchas empresas dotan a su comerciales o técnicos de teléfonos inteligentes o PDAs, con posibilidad de conectarse a la red de la empresa.

Internet

Tener presencia online es imprescindible actualmente para cualquier empresa.

Los elementos básicos son:

-Página web: una dirección de Internet en la que presentar información sobre tu empresa y sus productos, así como los datos de contacto.

-Tienda online: vender tus productos por Internet es bastante complejo e implica una considerable inversión, para poder recibir pagos por Internet.

-E-mail: hoy en día es casi tan básico como el teléfono. Compra un dominio para tener una dirección personalizada e instala filtros contra los mensajes publicitarios.

-Mensajería instantánea: son aplicaciones para comunicarte con otras personas mediante chat, audio o vídeo. Son muy útiles, pero generan distracción.

-Herramientas de colaboración: permiten que varias personas contribuyan a un documento desde diferentes ubicaciones, así como celebrar reuniones virtuales.

En resumen…

En general, debes tener claro que hay que invertir en informática y tecnología para que tu empresa sea más competitiva. Contar con una persona con conocimientos del tema siempre va bien para resolver los pequeños problemas y dudas informáticas, al margen de que luego contrates algún servicio de asistencia técnica.

Finalmente, debes estar atento a las novedades, para ver si sirven para mejorar tu negocio. No se trata de comprar o instalar todo lo que salga nuevo, sino de definir una política de tecnologías de la información que evite que te quedes atrás.